Un ente pubblico che gestisce formazione professionale e comunicazione con due team, decine di corsi all'anno e un insieme di strumenti che non si parlavano. Il progetto più completo che abbiamo seguito finora.
Il reparto Formazione gestiva le iscrizioni di aziende, lavoratori privati e casi particolari su tre canali scollegati: file Excel, moduli online e il gestionale interno. Ogni modifica al catalogo andava riportata a mano su tutti e tre. Nei periodi di picco, la sola distribuzione delle dispense arrivava a generare fino a 180 email manuali al giorno. Il reparto Comunicazione dipendeva da un'unica persona come punto di raccordo tra sito, newsletter, social e consulenti esterni: senza di lei, tutto si fermava.
L'approccioPrima di proporre qualunque automazione, abbiamo mappato per intero la situazione attuale: quattro sessioni di lavoro con i responsabili dei due reparti e con i fornitori dei sistemi esistenti, trasformate in un documento di processo dettagliato. Solo dopo aver reso esplicito ogni passaggio, eccezioni comprese, abbiamo disegnato l'assetto futuro.
Il risultatoUna roadmap in quattro fasi su circa nove mesi, con Younity come piattaforma centrale, N8N a orchestrare le automazioni e Microsoft Planner come sistema condiviso di gestione delle attività, aperto anche ai consulenti esterni.
Un errore comune è saltare subito alla soluzione tecnologica. Un sistema automatizzato costruito su un processo poco chiaro, o su dati disordinati, produce solo problemi più veloci.
Uno dei processi analizzati, prima e dopo l'introduzione del portale e delle automazioni.
Ogni passaggio pesa sul team dell'ente
Il team interviene solo sulle eccezioni
Il carico di lavoro si sposta dal team dell'ente all'azienda, che inserisce i nominativi, e al sistema, che li verifica.
Tre strumenti con tre ruoli distinti: nessuna sovrapposizione, nessun sistema che fa il lavoro di un altro.
Diventa l'unica fonte di verità per catalogo, iscrizioni, anagrafiche e sito. Quando si aggiunge un corso, la pagina pubblica si genera da sola: nessun caricamento manuale, nessun disallineamento.
Collega Younity, il gestionale esistente e Microsoft 365. Gestisce promemoria, distribuzione delle dispense, attestati di fine corso e crea in automatico le attività per la comunicazione di ogni nuovo corso.
Sostituisce fogli personali e strumenti sparsi con un unico sistema di attività, sia per la preparazione dei corsi sia per il piano editoriale. I consulenti esterni accedono come ospiti su Teams.
Nessuna automazione viene costruita prima che i dati di partenza siano affidabili. Per questo la prima fase lavora sulle fondamenta.
Configurazione della piattaforma, prima sincronizzazione delle anagrafiche e gestione condivisa delle attività attiva in una o due settimane.
Portale per le aziende, portale per i lavoratori privati e gestione dei casi particolari fuori dal gestionale.
Promemoria, distribuzione delle dispense, attestati e questionari di gradimento con riepilogo dei risultati.
Messa a punto sull'uso reale e analisi consolidate sulla qualità della formazione erogata.
Partiamo da una call per capire dove si perde tempo oggi.